Langganan software bisnis biasanya dimulai dari kebutuhan yang masuk akal: tim pemasaran membutuhkan alat email, tim desain memakai platform kolaborasi, penjualan mencoba CRM baru, dan bagian keuangan memilih aplikasi untuk laporan. Masalah muncul ketika semua layanan itu terus diperpanjang tanpa ada yang benar-benar memeriksa apakah masih dipakai.
Inilah yang sering disebut SaaS sprawl, yaitu kondisi ketika jumlah aplikasi berbasis langganan bertambah tanpa pengelolaan terpusat. SaaS adalah software yang digunakan melalui internet dan umumnya dibayar bulanan atau tahunan. Bagi bisnis kecil, satu atau dua langganan yang terlupakan mungkin terlihat sepele. Namun, jika terjadi di banyak tim, nilainya bisa berubah menjadi biaya rutin yang sulit dilacak.
FinOps Foundation memasukkan pengelolaan lisensi dan SaaS sebagai bagian penting dari pengendalian biaya teknologi. Mereka menekankan perlunya melihat biaya, tingkat penggunaan, kepemilikan, dan waktu pembaruan kontrak secara bersamaan, bukan hanya jumlah tagihan. Panduan FinOps Foundation tentang lisensi dan SaaS juga menyebut lisensi yang tidak digunakan atau kurang dimanfaatkan sebagai peluang optimasi.
Masalahnya bukan terlalu banyak aplikasi
Memiliki banyak aplikasi tidak otomatis buruk. Perusahaan yang sedang tumbuh memang membutuhkan berbagai tools untuk bekerja. Masalahnya adalah ketika setiap aplikasi berdiri sendiri, tidak ada pemilik yang jelas, dan keputusan pembelian hanya berdasarkan permintaan sesaat.
Contohnya, sebuah tim mungkin berlangganan aplikasi manajemen proyek karena merasa platform lama terlalu rumit. Beberapa bulan kemudian, sebagian anggota tim tetap memakai spreadsheet, sementara tim lain menggunakan aplikasi baru hanya untuk satu jenis pekerjaan. Perusahaan akhirnya membayar dua atau tiga sistem dengan fungsi yang mirip.
Risiko lain adalah keamanan. Ketika karyawan membuat akun menggunakan email kantor tanpa melalui proses resmi, perusahaan bisa kehilangan gambaran tentang data apa yang disimpan, siapa yang memiliki akses, dan apa yang terjadi jika orang tersebut keluar. CISA memasukkan deteksi shadow IT atau penggunaan software yang tidak terotorisasi sebagai bagian dari kemampuan keamanan cloud. Dokumen CISA tentang penggunaan cloud menjelaskan pentingnya mendeteksi sistem dan software yang digunakan di luar pengelolaan resmi.
Mulai dari inventaris, bukan dari pemotongan biaya
Kesalahan umum dalam audit SaaS adalah langsung membatalkan langganan yang terlihat mahal. Cara ini berisiko karena aplikasi tersebut mungkin penting untuk operasional, meskipun hanya digunakan oleh beberapa orang.
Langkah pertama adalah membuat inventaris sederhana. Tidak perlu langsung membeli platform manajemen SaaS. Spreadsheet sudah cukup untuk tahap awal. Catat setidaknya informasi berikut:
- Nama aplikasi dan fungsi utamanya.
- Tim atau orang yang bertanggung jawab.
- Jumlah lisensi yang dibeli dan jumlah yang aktif digunakan.
- Biaya bulanan atau tahunan.
- Tanggal pembaruan kontrak.
- Jenis data yang disimpan.
- Aplikasi lain yang memiliki fungsi serupa.
- Status integrasi dengan sistem lain.
Kolom terakhir sering diabaikan. Sebuah aplikasi mungkin jarang dibuka oleh manusia, tetapi tetap mengirim data ke CRM atau sistem akuntansi. Membatalkannya tanpa memeriksa integrasi bisa menghentikan proses bisnis yang tidak terlihat.
Ukur nilai, bukan hanya frekuensi login
Jumlah login memang berguna, tetapi bukan satu-satunya ukuran. Aplikasi yang digunakan sekali seminggu bisa saja sangat penting jika membantu menyelesaikan proses penggajian atau pelaporan bulanan.
Gunakan beberapa pertanyaan praktis:
- Proses bisnis apa yang bergantung pada aplikasi ini?
- Apa dampaknya jika aplikasi tidak tersedia selama satu minggu?
- Berapa banyak waktu yang dihemat dibandingkan cara manual?
- Apakah seluruh fitur yang dibayar benar-benar diperlukan?
- Apakah lisensi yang tersedia sesuai dengan jumlah pengguna aktif?
- Apakah ada aplikasi lain yang sudah memiliki fungsi serupa?
Dari sini, setiap aplikasi dapat dikelompokkan menjadi empat kategori: wajib dipertahankan, perlu dioptimalkan, perlu diuji ulang, atau layak dihentikan. Kategori ini lebih berguna daripada sekadar daftar aplikasi mahal dan murah.
Periksa lisensi sebelum masa perpanjangan
Waktu terbaik melakukan audit adalah beberapa minggu atau bulan sebelum kontrak diperpanjang. Jika pemeriksaan dilakukan setelah tagihan tahunan terbit, ruang negosiasi biasanya lebih sempit.
Perhatikan model harga yang digunakan. Ada layanan yang menghitung biaya berdasarkan jumlah pengguna, ada yang berdasarkan pemakaian, kapasitas penyimpanan, volume transaksi, atau tingkat fitur. Dua bisnis dengan jumlah karyawan sama belum tentu membutuhkan paket yang sama.
Untuk layanan berbasis pengguna, bedakan antara pengguna aktif, pengguna sesekali, dan akun yang sudah tidak digunakan. Microsoft, misalnya, menyediakan pengelolaan lisensi melalui grup dan menyarankan perusahaan menghapus lisensi yang tidak akan dipakai kembali agar tidak terus membayar kapasitas yang tidak diperlukan. Dokumentasi Microsoft tentang penugasan lisensi juga menjelaskan bahwa lisensi pengguna yang sudah tidak dibutuhkan dapat dilepas atau dihapus dari langganan.
Namun, jangan menganggap semua akun tidak aktif sebagai pemborosan. Ada kemungkinan akun tersebut dipakai sebagai akun layanan, akun darurat, atau bagian dari integrasi. Pastikan pemilik sistem memeriksa konteksnya sebelum melakukan penghapusan.
Buat aturan pembelian yang ringan
Audit satu kali tidak akan menyelesaikan masalah jika pola pembelian tetap sama. Perusahaan membutuhkan aturan sederhana yang tidak memperlambat tim.
Misalnya, setiap permintaan aplikasi baru wajib menjawab tiga hal: masalah apa yang ingin diselesaikan, apakah fungsi serupa sudah tersedia, dan siapa yang akan bertanggung jawab setelah aplikasi dibeli. Untuk aplikasi yang menyimpan data pelanggan atau data keuangan, tambahkan pemeriksaan keamanan dan privasi.
Aturan ini tidak berarti semua keputusan harus menunggu persetujuan panjang. Untuk layanan murah dan berisiko rendah, prosesnya bisa singkat. Sebaliknya, aplikasi yang terhubung ke banyak sistem atau menyimpan data sensitif perlu melalui pemeriksaan yang lebih ketat.
Yang bisa dilakukan sekarang
- Unduh daftar transaksi software dari rekening perusahaan selama 12 bulan terakhir.
- Gabungkan nama aplikasi yang sama, termasuk pembayaran melalui kartu pribadi atau marketplace.
- Tentukan pemilik untuk setiap aplikasi.
- Tandai lisensi yang tidak aktif dan kontrak yang akan diperpanjang dalam 90 hari.
- Periksa aplikasi dengan fungsi yang tumpang tindih.
- Hubungi tim pengguna sebelum menurunkan paket atau membatalkan layanan.
- Simpan catatan keputusan: dipertahankan, diturunkan, digabungkan, atau dihentikan.
FinOps Foundation merekomendasikan penggabungan data biaya, penggunaan, dan kepemilikan agar keputusan SaaS tidak hanya menjadi urusan bagian keuangan. Kerangka FinOps untuk SaaS juga menekankan pentingnya mengelola pengguna saat bergabung dan keluar dari organisasi, serta meninjau langganan yang tidak digunakan atau memiliki fungsi ganda.
Kesimpulan
Tujuan audit SaaS bukan membuat perusahaan memakai sesedikit mungkin aplikasi. Tujuannya adalah memastikan setiap biaya digital punya alasan, pemilik, dan hasil yang bisa dijelaskan.
Bisnis yang mampu menghubungkan biaya software dengan proses kerja akan lebih mudah mengambil keputusan. Mereka dapat menghemat tanpa mematikan produktivitas, mengurangi risiko akun terlantar, dan menghindari pembelian aplikasi yang sebenarnya sudah tersedia di dalam sistem yang digunakan.
Mulailah dari daftar sederhana dan tinjauan rutin setiap kuartal. Dalam praktiknya, disiplin kecil seperti memeriksa lisensi, tanggal pembaruan, dan pemilik aplikasi sering memberi dampak yang lebih nyata daripada sekadar mencari software baru untuk mempercepat pekerjaan.
Sumber & bacaan lebih lanjut
- FinOps Foundation — Licensing & SaaS FinOps Framework Capability
- CISA — TIC 3.0 Cloud Use Case
- Microsoft Learn — Assign or unassign licenses for users and groups
- FinOps Foundation — Applying the FinOps Framework to SaaS
– Rio Yotto @rioyotto