Formulir online sering terlihat sederhana: isi nama, nomor telepon, alamat, lalu tekan tombol kirim. Masalahnya, beberapa formulir juga meminta NIK, foto KTP, tanggal lahir, nama ibu kandung, bahkan informasi rekening—padahal tujuan layanannya belum tentu membutuhkan semua itu.
Data pribadi bukan sekadar isian administratif. Jika terkumpul dalam jumlah banyak, potongan-potongan informasi tersebut dapat dipakai untuk menyamar sebagai kita, menebak jawaban keamanan akun, mengirim penipuan yang lebih meyakinkan, atau menghubungkan identitas kita dengan layanan lain.
Karena itu, kebiasaan yang lebih aman bukanlah menolak semua permintaan data, melainkan menilai apakah data tersebut relevan, siapa yang meminta, dan bagaimana data itu akan digunakan.
Bedakan layanan yang memang perlu identitas dan yang hanya ingin mengumpulkannya
Beberapa layanan memang memerlukan verifikasi identitas. Pembukaan rekening, pengajuan layanan pemerintah, pendaftaran asuransi, atau proses tertentu yang diwajibkan aturan biasanya membutuhkan data yang lebih lengkap.
Namun, kebutuhan tersebut seharusnya dapat dijelaskan. Dalam prinsip pelindungan data pribadi, pengumpulan data perlu dilakukan secara terbatas dan spesifik, sesuai tujuan, transparan, serta dilindungi dari akses atau pengungkapan yang tidak sah. Prinsip ini tercantum dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi dan juga diatur dalam PP Nomor 71 Tahun 2019.
Sebaliknya, formulir untuk mengikuti undian, mengunduh materi, mendaftar webinar, atau menerima kupon biasanya tidak otomatis membutuhkan foto KTP atau NIK lengkap. Jika semua kolom terasa berlebihan dibandingkan manfaat layanannya, itu adalah tanda untuk berhenti sejenak.
Lima pertanyaan sebelum menekan tombol Kirim
1. Siapa yang meminta data ini?
Periksa nama organisasi, alamat situs, alamat email, dan cara mereka menghubungi Anda. Situs resmi biasanya menggunakan domain yang konsisten dan memiliki informasi kontak serta kebijakan privasi yang dapat dibaca.
Waspadai formulir yang disebarkan melalui pesan berantai, akun media sosial baru, atau tautan dengan alamat aneh. Tampilan formulir yang rapi bukan bukti bahwa pengelolanya dapat dipercaya. Penipu juga dapat memakai layanan formulir populer untuk mengumpulkan data.
2. Untuk apa data ini digunakan?
Tujuan pengumpulan seharusnya dijelaskan dengan bahasa yang masuk akal. Misalnya, alamat diperlukan untuk pengiriman barang atau nomor telepon dipakai untuk menghubungi peserta kegiatan.
Kalimat seperti “untuk keperluan administrasi” terlalu umum jika digunakan untuk meminta banyak data sekaligus. Anda berhak menanyakan administrasi yang dimaksud, berapa lama data disimpan, dan apakah data dibagikan kepada pihak lain.
3. Apakah semua kolom benar-benar wajib?
Perhatikan tanda bintang atau keterangan wajib di setiap kolom. Jika NIK tidak diperlukan untuk tujuan utama, jangan mengisinya hanya karena kolom tersebut tersedia.
Prinsip sederhananya: berikan data secukupnya untuk menyelesaikan urusan. Untuk pendaftaran buletin, alamat email mungkin cukup. Untuk pengiriman barang, nama, alamat, dan nomor telepon mungkin diperlukan. Foto identitas adalah tingkat informasi yang jauh lebih sensitif dan perlu alasan yang lebih kuat.
4. Apakah ada alternatif yang lebih aman?
Tanyakan apakah Anda bisa melakukan verifikasi melalui aplikasi resmi, loket, atau kanal pelanggan yang sudah dikenal. Kadang-kadang data diminta lewat formulir pihak ketiga, padahal layanan utamanya memiliki metode verifikasi yang lebih aman.
Jika harus mengunggah dokumen identitas, tambahkan tanda air sederhana seperti “Untuk verifikasi [nama layanan], [tanggal]”. Tanda air tidak membuat dokumen sepenuhnya aman, tetapi dapat menyulitkan penggunaan ulang di luar konteks yang Anda izinkan.
5. Apa yang terjadi setelah data dikirim?
Cari informasi tentang masa penyimpanan, hak untuk memperbaiki data, serta cara meminta penghapusan jika data tidak lagi diperlukan. Ini bukan formalitas belaka. Data yang disimpan tanpa batas akan memperbesar dampak jika terjadi kebocoran.
Tanda bahaya yang sering diabaikan
- Formulir meminta NIK, foto KTP, dan swafoto untuk layanan yang tidak berkaitan dengan identitas.
- Pengelola meminta PIN, kata sandi, kode OTP, atau jawaban pertanyaan keamanan.
- Alamat formulir berbeda dari situs resmi organisasi.
- Tidak ada penjelasan tentang tujuan penggunaan dan penyimpanan data.
- Pengguna didesak untuk mengisi segera dengan alasan hadiah akan hangus atau akun akan diblokir.
- Formulir meminta data milik orang lain, misalnya anggota keluarga, tanpa penjelasan yang jelas.
Perlu dibedakan: data identitas dan rahasia autentikasi bukan hal yang sama. NIK atau tanggal lahir memang perlu dijaga, tetapi kode OTP, PIN, dan kata sandi tidak boleh diberikan kepada siapa pun melalui formulir, chat, atau telepon.
Jika terlanjur mengirim data
Jangan langsung panik, tetapi segera catat apa yang sudah dikirim, kapan pengiriman dilakukan, dan kepada siapa. Simpan tangkapan layar formulir serta alamat situsnya untuk dokumentasi.
- Jika yang dikirim adalah kata sandi, segera ganti kata sandi pada layanan terkait dan layanan lain yang memakai kata sandi sama.
- Jika mengirim foto identitas, hubungi organisasi resmi yang namanya dicatut untuk memastikan apakah formulir tersebut benar.
- Pantau pesan, email, dan aktivitas akun yang tidak biasa dalam beberapa minggu berikutnya.
- Beritahu keluarga atau rekan kerja jika data tersebut berpotensi dipakai untuk menyamar dan menipu orang lain.
- Laporkan formulir mencurigakan melalui kanal resmi platform atau organisasi yang dicatut.
Apa artinya bagi kita?
Privasi digital tidak selalu berarti menutup diri dari internet. Yang lebih penting adalah mengendalikan aliran informasi: tahu data apa yang dibagikan, kepada siapa, untuk tujuan apa, dan berapa lama data itu mungkin disimpan.
Sebelum mengisi formulir berikutnya, gunakan aturan praktis ini: berhenti, periksa, batasi. Berhenti sebelum terburu-buru. Periksa identitas pengelola dan alasan permintaan. Batasi data hanya pada informasi yang benar-benar diperlukan.
Kebiasaan kecil tersebut memang tidak menjamin risiko hilang sepenuhnya. Namun, kebiasaan ini membuat kita tidak memberikan kunci rumah hanya karena seseorang mengetuk pintu dengan tampilan yang terlihat meyakinkan.
Sumber & bacaan lebih lanjut
- Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
- Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019
– Rio Yotto @rioyotto